Kamerový systém se musí registrovat!

Většina provozovatelů čerpacích stanic s kamerovými systémy spadá pod subjekty, které podle zákona o ochraně osobních údajů určují účel a stanovují prostředky zpracování osobních údajů a musí splnit takzvanou registrační povinnost.

Podmínky oznamovací povinnosti

Na jakém základě je dána Zákonem č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů oznamovací povinnost provozovatelům čerpacích stanic, kteří zpracovávají osobní údaje, zejména pokud provozují kamerový systém?
Kamerový systém se záznamem na benzinové čerpací stanici má sloužit správci k uplatnění oprávněných zájmů, jakými může například být prokázání viny jiné osobě nebo vyvinění se z objektivní odpovědnosti. Přestože Zákon o ochraně osobních údajů se sice na některé typy zpracování osobních údajů nevztahuje, obecně u všech kamerových systémů na benzinových čerpacích stanicích platí, a to bez rozdílu provozovatele, že se na ně nevztahuje výjimka z oznamovací povinnosti (dle § 18 odst. 1 písm. b) zákona) a ani se v jejich případě nejedná o zpracování osobních údajů v rámci speciální agendy stanovené zvláštními právními předpisy. Pokud nesplňujete některou z výjimek nebo nezpracováváte osobní údaje na základě právního zmocnění, je nesplnění této povinností přestupkem nebo dokonce správním deliktem.
Kamerové systémy provozované jak velkými petrolejářskými společnostmi, tak drobnými podnikatelskými subjekty nejsou podřazené žádné z výjimek ze zpracování osobních údajů ani z oznamovací povinnosti, a proto podléhají zákonné registraci.
Je nutné upozornit na skutečnost, že oznamovací povinnost se podle § 16 zákona vztahuje pouze na správce. Ten je v zákoně definován jako subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za ně. I v případech, kdy některý subjekt provozuje benzinovou čerpací stanici pod značkou velké společnosti na základě franšízové smlouvy, má tento subjekt danou oznamovací povinnost samostatně a to bez ohledu na to, zda poskytovatel franšízy registraci kamerových systémů provedl, či nikoliv.
Na zpracovatele, který na základě smluvního vztahu uzavřeného se správcem například technicky zajišťuje instalaci, provoz, údržbu a opravy kamerového systému, se oznamovací povinnost nevztahuje.

Obsah oznamovací (registrační) povinnosti:

Oznámení musí obsahovat povinné informace, které jsou taxativně vyjmenovány v zákoně na ochranu osobních údajů. Pro právnické a podnikající fyzické osoby se jedná o tyto povinné údaje:

• identifikační údaje správce, název, sídlo, identifikační číslo a jména a příjmení osob, které jsou jejich statutárními zástupci
• účel nebo účely zpracování
• kategorie subjektů údajů a osobních údajů, které se těchto subjektů týkají
• zdroje osobních údajů
• popis způsobu zpracování osobních údajů
• místo nebo místa zpracování osobních údajů
• příjemce nebo kategorie příjemců
• předpokládaná předání osobních údajů do jiných států
• popis opatření k zajištění ochrany osobních údajů podle § 13 zákona

Z uvedeného výčtu povinně uváděných informací v rámci oznamovací povinnosti dle § 16 je patrné, že jsou na správce osobních údajů kladeny určité nároky. Mezi nejpodstatnější patří stanovení účelu zpracování osobních údajů ve smyslu ustanovení § 5 odst. 1, písm. a) zákona a opatření k zajištění ochrany osobních údajů ve smyslu § 13 zákona.
Je nutné připomenout, že kamerový systém není při zpracování osobních údajů účelem, ale pouze technickým prostředkem, prostřednictvím kterého jsou osobní údaje zpracovávány.

Kamerový systém se záznamem na benzinové čerpací stanici má sloužit správci k uplatnění oprávněných zájmů

Plnění registrační povinnosti 

Plnění registrační povinnosti je započato podáním oznámení a ukončeno zápisem do registru zpracování osobních údajů. Podání musí být provedeno vždy písemnou formou. Je přípustné tak učinit buď volnou formou, nebo za využití registračního formuláře. Podání volnou formou  bych v dnešní době  raději nedoporučoval a to ani v případech, kdy dochází pouze ke změně již provedené registrace zpracování osobních údajů.
Zde musím upozornit na tu skutečnost, že registrační proces, který je veden  na základě podaného oznámení, není procesem povolovacím. Zavedením do registru Úřad na ochranu osobních údajů dokládá pouze tu skutečnost, že povinný správce splnil svoji oznamovací povinnost, tedy oznámení podal.
V návaznosti na tento fakt doporučuji, aby každé podání registrace i podání případné změny registrace zpracování osobních údajů bylo podáno v co nejvýstižnější formě a aby odpovídalo reálně existující skutečnosti v době podání. Úřad ještě před provedením registrace (zapsáním do registru) zkoumá formální i věcnou stránku podání a pro provedení registrace vychází z v danou chvíli dostupných a známých informací ke způsobu a okolnostem zpracování osobních údajů, které poskytuje sám žadatel nebo jím pověřený zástupce. Při pozdější možné změně podstatných okolností ve zpracování osobních údajů je k naplnění registrační povinnosti nutná bezodkladná změna registrace.
Splněním zákonné oznamovací povinnosti se eliminuje případná odpovědnost za správní delikt dle § 45 odst. 1, písm. i) zákona.

Kontrola může hrát do karet pachatele

Registrační proces v žádném případě nenahrazuje možné kontrolní řízení prováděné na místě, které jedině může prokázat, zda je dané zpracování skutečně v souladu se zákonem. A kontrola s největší pravděpodobností přijde v momentě, kdy údaje příslušný provozovatel použije ve sporu s právně poučeným pachatelem například za účelem prokazování krádeže na čerpací stanici.
Platí tedy, čím více informací o účelech, způsobu a rozsahu zpracování, o způsobu ochrany osobních údajů  a o dalších okolnostech zpracování osobních údajů v oznámení uvedete, tím více si můžete být jisti, že vaše zpracování není v rozporu s  konkrétní právní normou.

Bezpečnostní kamera na čerpací stanici Agip

(Ne)bezpečné osobní údaje

Ochrana osobních údajů je poměrně novou povinností provozovatelů čerpacích stanic. Málokdo si ale uvědomuje, že jde o nečekaně rozsáhlou a složitou bezpečnostní problematiku s hrozbou vysokých sankcí. V seriálu (Ne)bezpečné osobní údaje nás Vladimír Oliberius provede základní problematikou ochrany osobních údajů nejen na čerpacích stanicích, objasní, co všechno je osobním údajem, kdy osobní údaje zpracováváme na základě legalizace právním předpisem, jak zajistíme jejich ochranu, kdy máme povinnost provést registraci jejich zpracovávání a jaké jsou základní povinnosti správce při zpracování osobních údajů.