Od stromečků po sudy s olejem

Společnost AutoMax Group s.r.o. působí na českém trhu přes 25 let a specializuje se na dovoz, prodej a distribuci olejů Shell, autochemie a autopříslušenství. Kromě Shell je výhradním dovozcem a distributorem řady předních světových či tuzemských značek (WD-40^®, Wunder-Baum, Armor All^®, STP^®, Turtle Wax^®, Coyote, Ma-Fra^®, Philips, Bottari), které nabízí na českém a částečně i slovenském trhu.

Akce Kulový blesk

V létě loňského roku se centrála firmy přestěhovala do nových prostor v komerční zóně pražských Stodůlek a změnil se i název z kostrbatého Walmsley enterprises international spol. s. r.o. na AutoMax Group s.r.o., pod kterým firma tak jako tak na trhu letitě vystupovala. V prosinci 2016 pak společnost přestěhovala sklad z Plzně do areálu firmy Jipocar Logistic v brněnských Šlapanicích. "Přemístit tisíce palet z jednoho konce republiky na druhý a přitom minimálně omezit provoz a expedici, protože jsme měli prodejní sezonu, nebyl jednoduchý úkol. Naštěstí díky koordinaci všech zúčastněných se tato fáze zvládla docela hladce a rychle, dnes mohu říci, že v rámci celého projektu rozjezdu spolupráce s novým logistickým partnerem to bylo relativně nejlehčí", uvedl k tomu Ondřej Klupka, logistický manažer společnosti AutoMax. Na přípravu celého projektu přitom bylo doslova pár měsíců. 

Zajeli jsme tedy do Brna zjistit, jak se dnes skladují a distribuují desetitisíce položek nejrůznějšího zboží z velkoskladu ke koncovým prodejcům, které kromě servisů, kamenných obchodů, marketů, průmyslových podniků a mycích center představují i čerpací stanice.

V průběhu loňského léta došlo k prvnímu setkání s panem Ondřejem Klupkou, který nám naznačil, co nás bude na konci roku čekat. Meta to byla velmi ambiciózní, sdělili jsme si podmínky, naznačili, jak si AutoMax naši službu představuje, co my jsme schopni všechno dělat a k jakým změnám budeme muset přistoupit. Proběhly spousty jednání a plánování, kde byl jasný cíl přestěhovat se do konce roku. Vánoce a konec roku se neúprosně blížily a došlo k tomu, co by se dalo nazvat operací Kulový blesk. Dnes si myslím, že se stěhování mělo naplánovat v rámci delšího časového úseku a ne v hlavní prodejní sezoně společnosti AutoMax. Velký prodejní úspěch firmy AutoMax, zejména množství prodaných zimních kapalin v mrazivém začátku roku, byl pro nás neuvěřitelný. Všechny tyto podmínky nám start po přestěhování nezjednodušovaly. Týmy na obou stranách předvedly ohromné nasazení během lednového rozjezdu vyskladnění a expedice. Na obou stranách docházelo k ladění datového propojení, které chodu skladu velmi nepřidá. Nyní ale máme přestěhováno, kapacitně se dostáváme do výkonu. Ten výkon bychom rádi ještě znásobili, protože cílem nás všech je, aby AutoMax víc prodával, my jsme víc skladovali, víc manipulovali a víc expedovali," říká Václav Werthaim, vedoucí logistiky brněnského střediska firmy Jipocar, který má na starosti veškerý provoz a distribuci zboží firmy AutoMax.

"Já ale v každém případě musím říct, že jsem jak na Jipocar, tak na nás hrdá, protože ty první lednové  týdny byly naprostá hysterie," říká Michaela Raková, manažerka firmy AutoMax, která nás společně s Václavem Werthaimem novým areálem provází. V prvních dvou měsících se zde jelo na 100 procent a na 3 směny, v lednu dokonce sedm dní v týdnu, aby byl odbourán skluz a další se nevytvářel. Nyní stačí k uspokojení poptávky dvě směny od pondělí do pátku. Jen výjimečně se pracuje na tři směny. Počet lidí ve skladu se pak odvíjí od toho, kolik je objednávek. V neproduktivní časy se počet snižuje, v produktivním čase zvyšuje. Při největší zátěži zajišťuje objednávky 23 lidí na jedné směně.

Stovky objednávek denně, doručení do druhého dne a maximální automatizace

Sklad se musí vypořádat nejen s vysokým množstvím položek různého charakteru od čepičky na ventilky po 1000l kontejnery s oleji Shell. Spoluexpedované promo materiály mnohdy nemají EAN kód, což komplikuje identifikaci. A aby toho nebylo dost, příchozí objednávky se neřadí do klasické časové fronty, ale jsou zpracovávány dle svých expedičních priorit.  Pro tuto branži jsou rovněž běžné vratky sezonního nebo promočního zboží, což je oproti standardnímu příjmu těžší o to, že sklad musí vrácené a často ne vzorově balené zboží  mnohdy bez průvodních dokumentů roztřídit z nepůvodních obalů, zhodnotit jeho prodejnost a případně je vyřadit či znovu naskladnit.

Absolutní nutností je velmi podrobný audit a popis i zdánlivě banálních úkonů - tyto jsou navíc průběžně optimalizovány a modifikovány. Paralelně s provozní realitou je potřeba vše zachytit systémově a automatizovat. "Tak jedině můžeme minimalizovat chyby lidského faktoru, protože různých výjimek požadovaných zákazníky je opravdu mnoho, a co není v systému, to se často ztratí v ,překladu'", doplňuje Václav Werthaim.

Nelze ani podceňovat průběžné zaučování personálu, protože bez znalosti zboží a charakteru obchodu ani sebelepší systém stoprocentně nezajistí vhodnou přípravu zboží, odchycení případných odchylek a zabezpečení jak vizuální, tak produktové výstupní kontroly.

Od sběru zákaznické objednávky až k vyskladnění vše běží zcela automaticky pouze s korekturou objednávky fakturačním oddělením v souvislosti s kontrolou cen a dostupnosti zboží skladem. Objednávka s maloobchodním zbožím on-line doputuje přímo na vyskladňovací stroje, tzv. systémové vozíky. Skladník se sám zvedá s plošinou přímo k určenému skladovému místu, kde vyskladňuje na paletu danou výdejku. V současném systému pak může zpracovávat až čtyři výdejky najednou, což výrazně zvyšuje efektivitu. Skladník pak má k dispozici čtečku, kterou načítá expedované zboží, takže se stále ví, kolik je čeho k dispozici a kdy je potřeba určitou položku doplnit.

Zatímco olejové zásilky jsou na zabalení a přepravu relativně jednoduché, drobné zboží je nezbytné vhodně kombinovat. Každá položka má na své kartě váhu, křehkost i specifika balení (např. některé položky nelze jednoduše kombinovat, protože by při poškození mohlo dojít ke kontaminaci celé zásilky). V této fázi hraje zásadní roli proškolený a fundovaný personál. 

Po kompletaci a kontrole zásilky dojde k jejímu zabalení a odeslání. Uzavřením a zabalením objednávky se současně automaticky objednává doprava u externího dopravce DB Schenker, který zásilky odváží k sobě na depo a následný den doručuje. Všechny zásilky, které ze skladu odchází, se dělí na tři směry - Slovensko, Česko a Morava. Opět vše třídí systém, konkrétní trasu si řeší dopravce.

"Sklad by měl bez problémů zvládat stovky objednávek denně. Největší nápor je mezi 8 a 14 hodinou, kdy systém generuje stovky objednávek k doručení. V půl sedmé musí být všechno hotové. Co se nestihne udělat do půl sedmé, nestihne se vlastně zabalit a odeslat datově. I když to vychystáme ten den, nedokáže to dojít k zákazníkovi druhý den. Proto je průběžný výkon skladu neustále sledován a přenášen on-line přímo do skladu na monitorech, tak aby se včas mohla přijmout opatření, pokud by docházelo k zpožďování expedice."

Na závěr Václav Werthaim dodává: "Z hlediska kvality ještě stále nejsme tam, kde bychom chtěli být. Pořád se toho musí dost zlepšit, na druhou stranu vzhledem k tomu, že jsme vše opravdu ladili za pochodu, jsme od zimy urazili pořádný kus cesty. Rozhodně máme ambici, abychom poskytovali špičkové služby, protože tak můžeme výrazně přispět k úspěchu společnosti AutoMax na trhu a její větší  tržby se okamžitě promítají do zvýšení našich výnosů.