28. 2. 2013
Čtvrtý díl seriálu přináší praktický návod na nejlepší
způsob registrace kamerového systému tak, abyste se v budoucnu
vyhnuli případným problémům.
![Bezpečnostní kamery 3](/media/43244/dsc6471a.jpg)
Jaký způsob registrace zvolit?
Pokud nemáte na základě konkrétního právního
předpisu legální zmocnění či dokonce povinnost zpracovávat osobní
údaje, jste povinni, pokud osobní údaje zpracováváte, splnit
registrační povinnost.
Již v minulém článku jsem uváděl, že registraci je možné provést
volnou formou nebo vyplněním registračního formuláře, který je k
dispozici na volně přístupných stránkách Úřadu pro ochranu osobních
údajů, na www.uoou.cz. Pokud budete provádět registraci jako
právnická nebo podnikající fyzická osoba, a nebudete chtít využít
předtisku na výše uvedených stránkách, budete muset využít zaslání
registrace volnou formou přes datové schránky. Nemáte-li však v
dané problematice dostatečný přehled, tak tento postup vůbec
nedoporučuji.
Zvolíte-li variantu s vyplněním formuláře na stránkách Úřadu, máte
situaci o mnoho jednodušší. I přes to vás některými problémy nebo
logickými návaznostmi formuláře stručně provedu.
Co udělat pro to, abychom se vyhnuli
problémům v budoucnosti?
Jsem přesvědčen o tom, že jediná správná cesta v rámci
registračního procesu vede přes uvedení maximálního množství údajů
v registračním formuláři, včetně případného doložení příloh.
Přílohy je vhodné uvést za účelem popisu záběrů z jednotlivých
kamer a nastavení podmínek ochrany osobních údajů. Na to navazuje
důsledné dodržování podmínek pro zpracování osobních údajů, které
jste v registračním formuláři uvedli.
Registrační proces není procesem schvalovacím. Úřad má však v
rámci registračního procesu za povinnosti zjišťovat i to, zda
zamýšlené zpracování osobních údajů není v rozporu s právním stavem
(§17/1). Zjistí-li rozpor, vyzve k jeho odstranění nebo bude
požadovat doplnění registrace tak, aby byly rozptýleny pochybnosti,
popřípadě registrační proces zastaví. Nejsou-li shledány
pochybnosti, registraci provede (§17/2). Uvedete-li minimum údajů,
nemá Úřad možnost situaci dostatečně posoudit. Pokud popíšete
podmínky dostatečným způsobem a budete se při této činnosti držet
podmínek uvedených v registraci, je možnost pochybení poměrně
malá.
Formulář
Při oznámení o zpracování osobních údajů
kamerovými systémy vychází registrační formulář na celkem 7
listů.
1. strana: V podstatě jde o vyplnění formalit,
tato strana obsahuje identifikační údaje o správci s rozlišením,
zda jde o právnickou, nebo podnikající fyzickou osobu, případně
fyzickou osobu nepodnikající, dále jsou zde požadovány údaje na
kontaktní osobu.
2. strana: Od této fáze je již potřeba vyplňovat
formulář nejenom pozorně a přesně, ale je třeba používat správnou
terminologii a údaje udávat takovým způsobem, aby byly jednoznačně
pochopitelné. U čerpacích stanic jsou oprávněnými účely zpracování
zejména ochrana majetku společnosti, ochrana majetku nájemce,
zaměstnanců, případně jiných osob. Dalšími oprávněnými účely mohou
být prevence loupežných přepadení, zvýšení fyzické bezpečnosti
zaměstnanců, včasné zjištění provozní havárie apod.
V žádném případě nemůže být účelem sledování pracovní činnosti
zaměstnanců, tento účel není možný ani se souhlasem zaměstnanců. V
kolonce kategorie osobních údajů zaškrtneme políčko popisné údaje.
Osobní údaje budou zpracovávány se souhlasem subjektů těchto údajů.
V kategorii osobních údajů zaškrtneme všechna políčka a do rámečku
níže doporučuji uvést např. náhodně přijíždějící dodavatelé zboží a
služeb.
3. strana: Kolonka citlivé údaje se nevyplňuje,
neboť kamerový systém není primárně určen ke zjišťování žádné z
kategorie citlivých údajů. Následují zdroje osobních údajů, zde
doporučuji zaškrtnout jiné zdroje a vepsat "kamerový systém se
záznamem". V popisu způsobu zpracování osobních údajů zaškrtneme
"kamerový systém - vlastními zaměstnanci". V případě, že formulář
vyplňuje společnost, která vlastní čerpací stanice a zároveň
vlastní i kamerové systémy zde instalované, ale sama tyto stanice
neprovozuje, je nutné vyplnit tuto kolonku jiným způsobem.
Po vyplnění této strany se vám načte další část dotazníku, která
je určena právě pro případ, že zpracováváte osobní údaje kamerovým
systémem.
4. strana: Do kolonky počet kamer uvedeme jejich
správný počet číslicí. Následuje dotaz na typ kamer. Zde uvedeme
údaje, které po technické stránce tyto kamery blíže specifikují a
to např.: barevné, černobílé, digitální, pevné, otočné, s funkcí
den/noc, pevně nastavená ohnisková vzdálenost apod. Následuje velmi
důležitá část a to je umístění kamer. Tuto část navrhuji
nepodceňovat, popsat přesně co konkrétní kamera sleduje a případně
uvést i účel ke každé konkrétní kameře, nejlépe do této kolonky
vepište "viz. příloha tohoto registračního formuláře", a tuto
následně vložte jako přílohu na konec formuláře. Další kolonka je
opět velmi důležitá a jde o popis bezpečnostních opatření k
zajištění ochrany. Doporučuji opět postupovat obdobně jako u
předchozí části a navíc popsaná opatření v průběhu času striktně
dodržovat. Následuje dotaz na způsob informování subjektů údajů o
provozu kamerového systému. K naplnění musí být vždy minimálně
vyvěšeny informační cedulky. Dále musí být s provozem kamerového
systému seznámeni zaměstnanci. Režim kamerového systému - vždy
uvedeme časové rozmezí například nepřetržitě, 19.00 až 06.00 hod.
apod. Je vhodné uvést i to, zda se záznam provádí například pouze
při detekci pohybu.
5. strana: Jsou zde položeny tři otázky. Na
všechny se odpovídá současně a je potřeba na ně odpovědět ano.
Ověřují se tak zásady uvedené ve stanovisku Úřadu na ochranu
osobních údajů z ledna 2006 a mají vyvrátit možná podezření z
nezákonného postupu. Je dobré být připraven na to, že po vás někdo
bude chtít kladné odpovědi odůvodnit. V případě kamerových systému
na čerpacích stanicích to nepředstavuje vážný problém. Následuje
adresa místa (míst) zpracování osobních údajů. Tento údaj se
vyplňuje pouze v případě, kdy sídlo subjektu neodpovídá místu
provozu čerpací stanice. Rozhodná je adresa z obchodního rejstříku
nebo z živnostenského registru. Je zde pouze možnost uvést 3 místa,
pokud míst existuje více, opět je přiložíme jako přílohu
formuláře.
Následuje kolonka příjemce nebo kategorie příjemců, kterým jsou
osobní údaje zpřístupněny či sdělovány. Setkal jsem se s tím, že
zde mnozí vyplňují Policie ČR apod., neboť pokud dojde ke
kriminálními činu, předpokládá se, že kopii záznamu dostane
policie. Jde však o chybný postup. Správně je zde potřeba
zaškrtnout, že nebudou jiní příjemci. Pokud uvádíme jiné příjemce,
pak samotné zřízení kamerového systému by bylo provedeno mimo jiné
i za tím účelem, aby získaná data byla systematicky předávána
subjektům zde uvedeným za účelem dalšího zpracování.
6. strana: Strana začíná dotazem na předpokládané
předání osobních údajů do zahraničí. U kamerových systémů na
čerpacích stanicích tento postup není v podstatě možný. Následuje
obecný dotaz týkající se popisu opatření k zajištění požadované
ochrany osobních údajů ve smyslu § 13 z.č. 101/2000 Sb. Vyplňují se
obě části. Dejte si pozor, aby popsaná opatření odpovídala popisu
uvedeném na straně čtyři.
7. strana: Zde je možné uvést poznámku k
dotazníku, poznámka je však omezena na 500 znaků. Následuje oddíl,
kam je možno přiložit až 3 přílohy. Doporučuji tyto přílohy využít
pouze z důvodů, které byly postupně uvedeny v textu. Jiné otázky
nedoporučuji ve formuláři dále rozvádět, nebo v rámci příloh
otevírat jakákoliv jiná témata. Registrační formulář je zakončen
podpisovou doložkou oprávněné osoby. Tím je statutární zástupce
právnické osoby, živnostník nebo osoba jednající na základě
písemného pověření. Pověření je nutné přiložit k registraci.
Nenechávejte kamerový systém bez
registrace!
Doufám, že vám tento stručný návod usnadní
správné vyplnění registračního formuláře a dopomůže vám překonat
některá úskalí s tím spojená. Pokud se vám nepodaří registrační
proces dokončit například z toho důvodu, že jej Úřad svým
rozhodnutím zastavil, neponechávejte proces v tomto stavu, ale
registraci zcela určitě dokončete. K zastavení řízení například
může dojít, když vyplníte formulář tak, že údaje v něm uvedené
mohou vést k závěru, že některá okolnost související se zpracováním
osobních údajů je v rozporu se zákonem. Navíc v tomto případě může
Úřad zahájit správní řízení. To může být vážnější problém, pokud
registrujete již provozovaný kamerový systém.
Nejste-li si jisti a nebo vyskytnou-li se při registraci problémy,
obraťte se raději na odborníky, vyjde to zcela jistě levněji.
Autor: Vladimír Oberius, Zdroj: PETROLmedia