Registrace kamerového systému

Čtvrtý díl seriálu přináší praktický návod na nejlepší způsob registrace kamerového systému tak, abyste se v budoucnu vyhnuli případným problémům.

Jaký způsob registrace zvolit?

Pokud nemáte na základě konkrétního právního předpisu legální zmocnění či dokonce povinnost zpracovávat osobní údaje, jste povinni, pokud osobní údaje zpracováváte, splnit registrační povinnost.
Již v minulém článku jsem uváděl, že registraci je možné provést volnou formou nebo vyplněním registračního formuláře, který je k dispozici na volně přístupných stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů, na www.uoou.cz. Pokud budete provádět registraci jako právnická nebo podnikající fyzická osoba, a nebudete chtít využít předtisku na výše uvedených stránkách, budete muset využít zaslání registrace volnou formou přes datové schránky. Nemáte-li však v dané problematice dostatečný přehled, tak tento postup vůbec nedoporučuji.
Zvolíte-li variantu s vyplněním formuláře na stránkách Úřadu, máte situaci o mnoho jednodušší. I přes to vás některými problémy nebo logickými návaznostmi formuláře stručně provedu.

Co udělat pro to, abychom se vyhnuli problémům v budoucnosti?

Jsem přesvědčen o tom, že jediná správná cesta v rámci registračního procesu vede přes uvedení maximálního množství údajů v registračním formuláři, včetně případného doložení příloh. Přílohy je vhodné uvést za účelem popisu záběrů z jednotlivých kamer a nastavení podmínek ochrany osobních údajů. Na to navazuje důsledné dodržování podmínek pro zpracování osobních údajů, které jste v registračním formuláři uvedli.
Registrační proces není procesem schvalovacím. Úřad má však v rámci registračního procesu za povinnosti zjišťovat i to, zda zamýšlené zpracování osobních údajů není v rozporu s právním stavem (§17/1). Zjistí-li rozpor, vyzve k jeho odstranění nebo bude požadovat doplnění registrace tak, aby byly rozptýleny pochybnosti, popřípadě registrační proces zastaví. Nejsou-li shledány pochybnosti, registraci provede (§17/2). Uvedete-li minimum údajů, nemá Úřad možnost situaci dostatečně posoudit. Pokud popíšete podmínky dostatečným způsobem a budete se při této činnosti držet podmínek uvedených v registraci, je možnost pochybení poměrně malá.

Formulář

Při oznámení o zpracování osobních údajů kamerovými systémy vychází registrační formulář na celkem 7 listů.
1. strana: V podstatě jde o vyplnění formalit, tato strana obsahuje identifikační údaje o správci s rozlišením, zda jde o právnickou, nebo podnikající fyzickou osobu, případně fyzickou osobu nepodnikající, dále jsou zde požadovány údaje na kontaktní osobu.
2. strana: Od této fáze je již potřeba vyplňovat formulář nejenom pozorně a přesně, ale je třeba používat správnou terminologii a údaje udávat takovým způsobem, aby byly jednoznačně pochopitelné. U čerpacích stanic jsou oprávněnými účely zpracování zejména ochrana majetku společnosti, ochrana majetku nájemce, zaměstnanců, případně jiných osob. Dalšími oprávněnými účely mohou být prevence loupežných přepadení, zvýšení fyzické bezpečnosti zaměstnanců, včasné zjištění provozní havárie apod.
V žádném případě nemůže být účelem sledování pracovní činnosti zaměstnanců, tento účel není možný ani se souhlasem zaměstnanců. V kolonce kategorie osobních údajů zaškrtneme políčko popisné údaje. Osobní údaje budou zpracovávány se souhlasem subjektů těchto údajů. V kategorii osobních údajů zaškrtneme všechna políčka a do rámečku níže doporučuji uvést např. náhodně přijíždějící dodavatelé zboží a služeb.
3. strana: Kolonka citlivé údaje se nevyplňuje, neboť kamerový systém není primárně určen ke zjišťování žádné z kategorie citlivých údajů. Následují zdroje osobních údajů, zde doporučuji zaškrtnout jiné zdroje a vepsat "kamerový systém se záznamem". V popisu způsobu zpracování osobních údajů zaškrtneme "kamerový systém - vlastními zaměstnanci". V případě, že formulář vyplňuje společnost, která vlastní čerpací stanice a zároveň vlastní i kamerové systémy zde instalované, ale sama tyto stanice neprovozuje, je nutné vyplnit tuto kolonku jiným způsobem.
Po vyplnění této strany se vám načte další část dotazníku, která je určena právě pro případ, že zpracováváte osobní údaje kamerovým systémem.
4. strana: Do kolonky počet kamer uvedeme jejich správný počet číslicí. Následuje dotaz na typ kamer. Zde uvedeme údaje, které po technické stránce tyto kamery blíže specifikují a to např.: barevné, černobílé, digitální, pevné, otočné, s funkcí den/noc, pevně nastavená ohnisková vzdálenost apod. Následuje velmi důležitá část a to je umístění kamer. Tuto část navrhuji nepodceňovat, popsat přesně co konkrétní kamera sleduje a případně uvést i účel ke každé konkrétní kameře, nejlépe do této kolonky vepište "viz. příloha tohoto registračního formuláře", a tuto následně vložte jako přílohu na konec formuláře. Další kolonka je opět velmi důležitá a jde o popis bezpečnostních opatření k zajištění ochrany. Doporučuji opět postupovat obdobně jako u předchozí části a navíc popsaná opatření v průběhu času striktně dodržovat. Následuje dotaz na způsob informování subjektů údajů o provozu kamerového systému. K naplnění musí být vždy minimálně vyvěšeny informační cedulky. Dále musí být s provozem kamerového systému seznámeni zaměstnanci. Režim kamerového systému - vždy uvedeme časové rozmezí například nepřetržitě, 19.00 až 06.00 hod. apod. Je vhodné uvést i to, zda se záznam provádí například pouze při detekci pohybu.
5. strana: Jsou zde položeny tři otázky. Na všechny se odpovídá současně a je potřeba na ně odpovědět ano. Ověřují se tak zásady uvedené ve stanovisku Úřadu na ochranu osobních údajů z ledna 2006 a mají vyvrátit možná podezření z nezákonného postupu. Je dobré být připraven na to, že po vás někdo bude chtít kladné odpovědi odůvodnit. V případě kamerových systému na čerpacích stanicích to nepředstavuje vážný problém. Následuje adresa místa (míst) zpracování osobních údajů. Tento údaj se vyplňuje pouze v případě, kdy sídlo subjektu neodpovídá místu provozu čerpací stanice. Rozhodná je adresa z obchodního rejstříku nebo z živnostenského registru. Je zde pouze možnost uvést 3 místa, pokud míst existuje více, opět je přiložíme jako přílohu formuláře.
Následuje kolonka příjemce nebo kategorie příjemců, kterým jsou osobní údaje zpřístupněny či sdělovány. Setkal jsem se s tím, že zde mnozí vyplňují Policie ČR apod., neboť pokud dojde ke kriminálními činu, předpokládá se, že kopii záznamu dostane policie. Jde však o chybný postup. Správně je zde potřeba zaškrtnout, že nebudou jiní příjemci. Pokud uvádíme jiné příjemce, pak samotné zřízení kamerového systému by bylo provedeno mimo jiné i za tím účelem, aby získaná data byla systematicky předávána subjektům zde uvedeným za účelem dalšího zpracování.
6. strana: Strana začíná dotazem na předpokládané předání osobních údajů do zahraničí. U kamerových systémů na čerpacích stanicích tento postup není v podstatě možný. Následuje obecný dotaz týkající se popisu opatření k zajištění požadované ochrany osobních údajů ve smyslu § 13 z.č. 101/2000 Sb. Vyplňují se obě části. Dejte si pozor, aby popsaná opatření odpovídala popisu uvedeném na straně čtyři.
7. strana: Zde je možné uvést poznámku k dotazníku, poznámka je však omezena na 500 znaků. Následuje oddíl, kam je možno přiložit až 3 přílohy. Doporučuji tyto přílohy využít pouze z důvodů, které byly postupně uvedeny v textu. Jiné otázky nedoporučuji ve formuláři dále rozvádět, nebo v rámci příloh otevírat jakákoliv jiná témata. Registrační formulář je zakončen podpisovou doložkou oprávněné osoby. Tím je statutární zástupce právnické osoby, živnostník nebo osoba jednající na základě písemného pověření. Pověření je nutné přiložit k registraci.

Nenechávejte kamerový systém bez registrace!

Doufám, že vám tento stručný návod usnadní správné vyplnění registračního formuláře a dopomůže vám překonat některá úskalí s tím spojená. Pokud se vám nepodaří registrační proces dokončit například z toho důvodu, že jej Úřad svým rozhodnutím zastavil, neponechávejte proces v tomto stavu, ale registraci zcela určitě dokončete. K zastavení řízení například může dojít, když vyplníte formulář tak, že údaje v něm uvedené mohou vést k závěru, že některá okolnost související se zpracováním osobních údajů je v rozporu se zákonem. Navíc v tomto případě může Úřad zahájit správní řízení. To může být vážnější problém, pokud registrujete již provozovaný kamerový systém.
Nejste-li si jisti a nebo vyskytnou-li se při registraci problémy, obraťte se raději na odborníky, vyjde to zcela jistě levněji.