Ve Slovnaftu zpracovávají faktury elektronicky

Slovnaft v Česku působí jako velkoobchod s pohonnými hmotami a mazivy, což zahrnuje dovoz, dopravu, skladování a prodej motorových paliv a maziv i provozování sítě čerpacích stanic. Pro řízení hlavních firemních procesů společnost dlouhodobě používá podnikový informační systém Microsoft Dynamics NAV implementovaný firmou AutoCont CZ.

V letošním roce se společnost rozhodla přejít na plně elektronický, tzv. bezpapírový oběh faktur a zautomatizovat tak proces jejich schvalování, rozúčtování a výsledného zpracování. Dynamics NAV tak byl propojen s platformou SharePoint doplněnou o nadstavbu Nintex Workflow.
Došlé faktury se naskenují prostřednictvím automatického skenovacího zařízení, opatří čárovým kódem a uloží do systému SharePoint. Dále již obíhají pouze elektronicky a v papírové podobě zůstávají v účtárně. Takto je vždy jasné, kde a v jaké fázi zpracování se faktura nachází. Podle typu faktury a předem definovaných podmínek systém automaticky řídí schvalovací proces. Určuje schvalovatele, zasílá mu upomínky, hlídá termíny. Poté, co jsou schváleny a zadány všechny údaje pro rozúčtování, je proces ukončen zaúčtováním v podnikovém systému.
"Zavedením elektronického oběhu faktur došlo ke zrychlení zpracování došlých faktur a ke snížení chybovosti. Elektronické schvalování je přístupné i uživatelům, kteří nemají přístup do celopodnikového systému, což celý proces velmi zjednodušilo. Současně nám to šetří případné nepříjemnosti se ztracenými fakturami či promarněnými termíny vypořádání," uvedl Václav Kaněra, IT manažer společnosti Slovnaft.